Das erste Mandat ist abgeschlossen, der Kunde zufrieden und damit steht die erste eigene Rechnung an. Über diesen Teil der Selbstständigkeit wird unter Berufseinsteigern vergleichsweise wenig gesprochen, obwohl er darüber entscheidet, wie schnell das Honorar eingeht und wie professionell die Zusammenarbeit im Rückblick wirkt. junior //consultant hat zusammengetragen, worauf es beim ersten Mal ankommt.

Was gehört rechtlich in jede Beratungsrechnung?

Eine Rechnung wirkt im Alltag unscheinbar, ist aber ein formales Dokument mit klaren Vorgaben. Welche Angaben enthalten sein müssen, regelt § 14 des Umsatzsteuergesetzes. Fehlt eine davon, verliert der Auftraggeber den Vorsteuerabzug und schickt das Dokument zur Korrektur zurück. Bis zur Zahlung vergehen dadurch oft mehrere Wochen zusätzlich.

Folgende Punkte gehören in jedem Fall hinein:

• Name und Anschrift des Beraters sowie des Auftraggebers
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Ausstellungsdatum und eine fortlaufende Rechnungsnummer
• handelsübliche Bezeichnung und Umfang der erbrachten Leistung
• Leistungszeitpunkt oder Leistungszeitraum
• Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag und Bruttosumme
• Hinweis auf eine Steuerbefreiung, sofern diese greift

Bei der Nummerierung besteht mehr Spielraum als vielfach angenommen. Gefordert sind lediglich eindeutige Rechnungsnummern, eine lückenlose Reihenfolge verlangt das Finanzamt dagegen nicht. Entscheidend ist allein, dass jede Nummer nur ein einziges Mal vergeben wird.

Gut zu wissen Bei der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG entfällt der Ausweis der Umsatzsteuer. Stattdessen gehört ein kurzer Hinweis auf die Steuerbefreiung in das Dokument. Alle übrigen Pflichtangaben bleiben davon unberührt.

Wie beschreibt man die erbrachte Leistung nachvollziehbar?

Der häufigste Grund für Rückfragen ist keine fehlende Steuernummer. Es ist die Leistungsbeschreibung, die zu knapp ausfällt. Formulierungen wie „Beratung laut Absprache“ genügen weder dem Finanzamt noch der Buchhaltung auf Kundenseite. Belastbarer ist eine Beschreibung, aus der auch Außenstehende ohne Projektkenntnis erkennen, was geleistet wurde, also beispielsweise die Analyse der Beschaffungsprozesse inklusive zweier Workshops mit Angabe des Zeitraums.

Wird nach Stunden abgerechnet, gehören Anzahl und vereinbarter Satz einzeln in die Aufstellung, bei Tagessätzen entsprechend die Zahl der Beratungstage. Ein Blick auf die üblichen Tagessätze in der Beratung hilft dabei, das eigene Honorar einzuordnen, am besten bereits vor dem Angebot und nicht erst beim Schreiben der Rechnung.

Was ändert sich durch die E-Rechnung?

Seit Anfang 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können, Freiberufler eingeschlossen. Für das Ausstellen gelten längere Übergangsfristen, die je nach Umsatzhöhe ab 2027 beziehungsweise ab 2028 greifen. Ein PDF im Mailanhang zählt dabei nicht als E-Rechnung. Gemeint sind strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD, die sich maschinell auslesen lassen.

Für den Arbeitsalltag bedeutet das, dass sich ein früher Blick auf die Fristen der E-Rechnungspflicht auszahlt. Ein entsprechendes E-Rechnungsprogramm erzeugt die passenden Formate automatisch und archiviert die Belege so, wie der Gesetzgeber es verlangt. Der Aufwand bei einer späteren Betriebsprüfung fällt damit geringer aus.

Tipp Eine feste Vorlage mit allen Pflichtangaben spart auf Dauer viel Zeit. Ist sie einmal angelegt, entsteht jede weitere Rechnung in wenigen Minuten. Dazu gehört eine laufende Zeiterfassung, denn Projektstunden lassen sich im Nachhinein kaum noch rekonstruieren.

Wie legt man Zahlungsziel und Konditionen fest?

Ein Zahlungsziel zählt nicht zu den Pflichtangaben, fehlen sollte es trotzdem auf keiner Rechnung. Üblich sind 14 Tage, im Konzernumfeld werden häufig auch 30 Tage vereinbart. Ohne konkretes Datum greift die gesetzliche Frist von 30 Tagen nach Zugang der Rechnung, wodurch sich die Wartezeit auf den Zahlungseingang unnötig verlängert.

Bei längeren Mandaten empfiehlt sich eine Abrechnung in Etappen. Monatliche Teilrechnungen oder eine Anzahlung zum Projektstart halten den Cashflow stabil und verteilen das Ausfallrisiko auf mehrere Zeitpunkte. Solche Konditionen gehören bereits in das Angebot und nicht in eine nachträgliche Diskussion.

Ein weiterer Punkt betrifft das, was von der Rechnungssumme am Ende übrig bleibt. Die ausgewiesene Umsatzsteuer gehört dem Finanzamt und wandert deshalb am besten direkt auf ein getrenntes Konto, dazu kommen Rücklagen für die Einkommensteuer. Aufbewahrt werden müssen die Belege nach aktueller Rechtslage acht Jahre, weshalb sich eine digitale Ablage mit klarer Ordnerstruktur von Beginn an anbietet.

Was tun, wenn der Auftraggeber nicht zahlt?

Auch bei guter Vorbereitung bleiben Zahlungen gelegentlich aus. Geschäftskunden geraten nach § 286 BGB spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung automatisch in Verzug, eine Mahnung ist dafür rechtlich nicht erforderlich. Ab diesem Zeitpunkt bestehen Ansprüche auf Verzugszinsen sowie auf eine Pauschale von 40 Euro.

In der Praxis empfiehlt sich dennoch ein freundlicher Zwischenschritt, denn in größeren Organisationen bleiben Rechnungen mitunter schlicht liegen. Eine kurze Zahlungserinnerung klärt die meisten Fälle, erst danach folgen Mahnung und Fristsetzung in schriftlicher Form. Das gerichtliche Mahnverfahren bleibt der letzte Schritt, der in Beratungsprojekten selten erreicht wird.

Warum zahlt sich ein geordneter Rechnungsprozess so früh aus?

Die erste Rechnung erscheint zunächst als Formalie am Ende eines Projekts. Tatsächlich ist sie der Moment, in dem aus Beratungsleistung Einkommen wird. Vorlagen, feste Zahlungsziele und eine geordnete Ablage kosten einmalig etwas Zeit und verringern den Aufwand danach dauerhaft. Für alle, die den Schritt in die Selbstständigkeit planen, gehört dieses Handwerkszeug damit ebenso zur Ausstattung wie die fachliche Eignung als Berater.