Ein Gastbeitrag von Christian Lund, Co-Founder von Templafy
Die Pandemie beschleunigte unseren Schritt ins hybride Arbeitsumfeld, wo wir seitdem neue Prozesse adaptieren und Workflows optimieren. Neben vielen Herausforderungen erlebten wir vollem eines: innovative Veränderungen. Das New-Work-Zeitalter erlaubt unter anderem örtliche Flexibilität und ortsunabhängige Konnektivität, birgt aber auch neue Herausforderungen, denen sich Unternehmen stellen müssen. In der digitalen Arbeitswelt erstellen Unternehmen nicht nur viel Content, es multiplizieren sich auch die Orte der Content-Erstellung. Content-Chaos, fehlerhafte Dokumente und sogar Umsatzverluste können laut einer aktuellen Studie von Templafy, der innovativen Plattform zur Dokumentenerstellung, die Folge sein.
Auch und gerade Berater:innen, die als Schnittstelle zwischen Kunden und verschiedenen Branchenzweigen agieren, sind von den Neuerungen betroffen, die der digitale Arbeitsplatz mit sich bringt. Sowohl unternehmensintern als auch im Kundenkontakt, sollte die automatisierte und zentralisierte Dokumentenerstellung schon der Standard sein. Denn: Seit jeher spielt sich die Arbeit von Consultants zu einem beachtlichen Teil in Dokumenten ab. Von Strategiepapier bis Pitchdeck, die Erstellung und Zusammensetzung dieser wegweisenden Dokumente ist täglich Brot – und letztlich das, wofür die Kunden bezahlen. Dabei findet ein Großteil des Prozesses manuell statt: Berater:innen suchen eigenständig nach den benötigten Vorlagen, wühlen sich durch Drive-Ordner und Sharepoints und ziehen Informationen aus mehreren, bereits bestehenden Dokumenten händisch zusammen. Und das, obwohl technologische Helferlein das Gros dieser ressourcenintensiven Tätigkeiten übernehmen können. Das Problem ist die mangelnde technologische Infrastruktur – auf Kunden-, sowie auf Beratungsseite. Denn die Kunden, Unternehmen diverser Größenordnungen und Branchen, stehen vor dem gleichen Problem, fehlen ihnen ebenfalls häufig die passenden Tools zur Bewerkstelligung dieser Challenges.
Die Auswirkungen des Content-Chaos im New-Work-Zeitalter
Industrieübergreifend werden täglich Unmengen an Inhalten, wie Dokumente, Präsentationen und Verträge, erstellt. Die Studie von Templafy zeigt: Dies führt zu einer zunehmenden Herausforderung für Mitarbeitende und ist ein Zeitfresser: Für 75 Prozent der Befragten aus deutschen Großunternehmen ist die Content-Erstellung ein tägliches To-Do. 43 Prozent gaben sogar an, dass es die wichtigste Komponente ihres Jobs darstellt. Der manuelle, ineffiziente und fehleranfällige Prozess eint Berater:innen und ihre Kunden.
In der Consulting-Branche ist für die Arbeit der Berater:innen die Erstellung von Reportings, Pitch-Decks und weiteren Arten von Content essentiell, um im Kundenkontakt zu überzeugen. Dabei ist es insbesondere wichtig, dass Vorlagen leicht zugänglich zur Verfügung stehen und diese Inhalte fehlerfrei präsentiert und verschickt werden. Die manuelle Erstellung ist dabei nicht nur ineffizient, sondern vor allem eine häufige Fehlerquelle. 37 Prozent der in der Studie befragten Arbeitnehmenden in Großunternehmen gehen davon aus, dass sich bei Dokumenten, die an Kunden geschickt werden, häufig veraltete Informationen einschleichen. Dass dies dem Kundenvertrauen nachhaltig schaden kann, glauben ganze 86 Prozent. Schon kleine Fehler, wie ein inkorrektes Layout oder ein veraltetes Firmenlogo in einer Präsentation können vor dem Kunden unprofessionell wirken. Gerade solche Flüchtigkeitsfehler sollten daher unbedingt vermieden werden. Laut der Befragten resultieren sie neben dem Verlust des für Beratungsunternehmen wertvollen Kundenvertrauens auch noch in weiteren negativen Konsequenzen, wie der Rufschädigung (55 Prozent), Umsatzeinbußen (85 Prozent) und sogar rechtlichen Konsequenzen (50 Prozent). Das ist etwa der Fall, wenn veraltete Vertragsvorlagen inkorrekte Haftungsausschlüsse beinhalten und daraus resultierend nicht rechtswirksam sind. Diese Risiken gelten branchenübergreifend und sind deshalb für Berater:innen aller Fachrichtungen in der Zusammenarbeit mit Kunden stets hervorzuheben. Angesichts der Faktenlage ist es unabdingbar, die zu beratenden Unternehmen dafür zu sensibilisieren, eine entsprechende digitale Infrastruktur zu implementieren.
Wie Content und Mitarbeitende automatisch vernetzt werden können
43 Prozent der Arbeitgeber stehen laut ihrer Angestellten bei der standardisierten und automatisierten Bereitstellung von Content vor großen Herausforderungen. Bei der Dokumentenerstellung werden einzelne Informationen, wie beispielsweise Textbausteine, die genannten Haftungsausschlüsse oder Firmenlogos häufig manuell zusammengesucht. Auch die zeitintensive Prüfung auf Aktualität der Assets muss von vielen Mitarbeitenden noch immer eigenständig erfolgen. Am digitalen Arbeitsplatz, wo nicht mal eben der Sitznachbarin auf die Schulter getippt werden kann, um sich die korrekten Ablageorte und Vorlagenordner versichern zu lassen, müssen digitale Tools diese Aufgabe übernehmen. Nur so können Mitarbeitende entlastet, Fehlerquellen minimiert und die korrekte Nutzung aller relevanten Informationen gewährleistet werden. Immerhin ist Content laut den Mitarbeitenden für Unternehmen höchst relevant: 81 Prozent sehen in Content den wichtigsten Geschäftstreiber und 84 Prozent der Befragten gehen davon aus, dass Content einen direkten Einfluss auf den Umsatz hat. Es ist also höchste Zeit, dass Geschäftsführende in die digitale Infrastruktur ihrer Unternehmen investieren. Die automatisierte, zentralisierte Dokumentenerstellung, sowie ein zentraler und unkomplizierter Zugriff auf die für die jeweiligen Mitarbeitenden relevanten Unternehmensassets sind substantiell, um den genannten Risiken den Kampf anzusagen. Wichtig ist außerdem, dass das unternehmensintern genutzte Tool innerhalb der bereits genutzten Arbeitsanwendungen, wie Google Workplace oder Microsoft Office implementiert werden kann, sodass Mitarbeitende dieses intuitiv in ihren Arbeitsalltag aufnehmen und sich schnellstmöglich wieder ihren Hauptaufgaben widmen können.
Intelligente Dokumente entlasten Berater:innen – und steigern gleichzeitig die Qualität
Berater:innen wird mithilfe der passenden Content Enablement Tools, die Menschen und Arbeitsabläufe mit den jeweiligen Inhalten verbinden, das Leben signifikant erleichtert. Beim Vorbereiten einer Präsentation oder eines Strategiepapiers kann dadurch auf stets aktualisierte Vorlagen und alle relevanten Assets, wie das eigene Firmenlogo, und das Logo des zu beratenden Unternehmens, Textbausteine, Infografiken oder Vertragsvorlagen zurückgegriffen werden. Dadurch sparen Consultants nicht nur Zeit ein, sie können auch sicher sein, dass keine inkorrekten Informationen in der Präsentation verarbeitet werden, die letztendlich beim Kunden landen. Denn: Die in den Anwendungen bereitgestellten Assets überprüfen sogenannte Content-Owner und geben sie anschließend frei. Der cloudbasierte Ansatz dieser Tools erlaubt eine Bereitstellung der benötigten Assets über Schnittstellen direkt in den genutzten Anwendungen zur Dokumentenerstellung – in Sekundenschnelle und ohne Zutun der Mitarbeitenden. Dadurch steigt die Qualität der Dokumente. Mitarbeitende werden entlastet und es wird ohne Zutun von Vorgesetzten oder Kolleg:innen mehr Konsistenz in Dokumenten und in der Kundenkommunikation gewährleistet.
Das New-Work-Zeitalter, in dem wir ohne Frage angekommen sind, bietet viele innovative Chancen, um die Art, wie wir arbeiten, nachhaltig zu revolutionieren. Consulting-Unternehmen, welche die Implementierung von digitalen Tools einerseits unternehmensintern vorantreiben und insbesondere auch bei ihren Kunden auf die Priorisierung der digitalen Infrastruktur drängen, sollten diese Chancen besonders für sich nutzen können – für den Ausbau der eigenen, fachlichen Expertise und zur Festigung der Position als Meinungsführer der digitalen Unternehmenswelt.
Christian Lund // Templafy
Christian Lund ist Co-Founder von Templafy und verfügt über mehr als 15 Jahre Branchenerfahrung (u.a. als Führungskraft bei SkabelonDesign und Strategieberater bei Berlingske Media). Mit der Gründung von Templafy stellte Christian die Weichen für Großkonzerne, ihre Dokumente und Vorlagen intelligent zu verwalten und ihren Mitarbeitenden effizient zur Verfügung zu stellen: mit einer Software-as-a-Service-Technologie anstelle von On-Premise-Lösungen. Heute hilft Templafy mehr als 2,8 Millionen Mitarbeitenden weltweit, aussagekräftige Dokumente intuitiv zu erstellen und dabei automatisiert die geltenden Markenrichtlinien einzuhalten.