Unter dem Motto #weilwireuchlieben organisierte das Company Consulting Team e. V. den letzten Herbstkongress des BDSU. Jedes Jahr finden zwei Großveranstaltungen dieser Art statt, um Studierende, Alumni und Unternehmen zusammenzubringen. In diesem Beitrag blicken die Ausrichter:innen zurück und beleuchten Prozess, Ablauf und Learnings. Ein Beitrag von Andrea Maria Lagoda, Projektleiterin des Herbstkongresses 2023 in Berlin
Weil wir euch lieben …
… haben wir den Herbstkongress 2023 organisiert
Der Herbstkongress 2023 fand in Berlin vom 16. bis zum 19. November statt. Es waren insgesamt im Laufe der gesamten vier Tage rund 500 Personen anwesend. Dieses Event kann man in drei Worten beschreiben: spannend, innovativ und einzigartig. Aber warum eigentlich?
Am Donnerstag begann die Veranstaltung mit einem eindrucksvollen Eröffnungsplenum, bei dem mehrere Keynotes von unterschiedlichen Unternehmensvertretenden dem Publikum präsentiert wurden. Das Highlight stellte die Podiumsdiskussion dar, bei der mehrere Unternehmensvertretenden aus eigener Sicht sich zu dem Thema „Künstliche Intelligenz – Alles viel besser?“ geäußert haben. Im Anschluss wurde auch der Award „Kurator des Jahres“ vergeben. Die Company Night hat das Ende des Tages markiert, wo die langjährigen Kuratorenschaften gekürt wurden, aber auch vor allem der Raum für persönliche Gespräche und die Vertiefung der Beziehungen in einer entspannten Atmosphäre geschaffen wurde.
Der Freitag brachte eine Vielzahl von Workshops mit sich, die die Teilnehmenden herausforderten und ihr Fachwissen erweiterten. Die Themenauswahl war sehr breit gestreut. KI, Storytelling, Mobilität waren nur ein Bruchteil der Themen, die auf dem Kongress angeboten wurden. Darauffolgend bot die Firmenkontaktmesse mit über 35 teilnehmenden Unternehmen eine große Bandbreite an Gesprächsmöglichkeiten, sei es am Unternehmensstand, bei einem Spiel oder in einem Einzelgespräch.
Das Highlight des Kongresses war das Galadinner, das mit einem Hauch von Raffinesse und Stil die Teilnehmenden, Unternehmensvertretenden und Alumni zusammenbrachte. Die Teilnehmenden hatten die Möglichkeit, an einer gemeinsamen Challenge teilzunehmen, aber auch vor allem Spaß zu haben und sich auf der beruflichen und persönlichen Ebene zu vernetzen.
Der Samstag brachte eine Vielzahl von Ereignissen und Aktivitäten mit sich. Von Firmenevents über Tagesveranstaltungen bis hin zur Vorsitzendenkonferenz – jeder Moment war geprägt von intensivem Austausch und strategischer Planung.
Im Rahmen der Firmen- und Tagesevents gab es Besichtigungen im Deutschen Bundestag, aber auch in spannenden berlinerischen Museen wie dem Futurium. Unternehmungen wie einen Taiko-Workshop oder einen Kochkurs wurden von den Teilnehmenden als sehr positiv erachtet und gaben zusätzlichen Spielraum für viele interessante Gespräche.
Am Nachmittag folgten Austauschformate zu unterschiedlichen Themen, die den Teilnehmenden, die Möglichkeit bieten sollten, über den eigenen Horizont zu schauen. Der Tag gipfelte in exquisiten Business Dinner, gefolgt von einer mit Spannung erwarteten Mottoparty ganz nach dem Motto: „Kein Gebirge aber Berghain“.
Am Sonntag klang der Kongress mit dem Abschlussplenum aus, die den Abschied von vier Tagen voller Netzwerken, Wachstum und Inspiration markierte. Inmitten von Erinnerungen und Versprechen für die Zukunft feierten die Teilnehmenden die Erfolge ihrer gemeinsamen Zeit und die Aussicht auf zukünftige Zusammenarbeit und Veranstaltungen.
Vier Tage voller Netzwerken, Wachstum und Inspiration – die Planung dazu begannen bereits ein halbes Jahr zuvor
Das hört sich doch wahnsinnig großartig an, nicht? Auf jeden Fall! Da steckte auch sehr viel Zeit und Herzblut dahinter. Die Vorbereitungen auf den Kongress begannen bereits im Mai 2022. Zu dem Zeitpunkt wurde ein Projektstrukturplan erstellt, in dem alle wichtigen und notwendigen Arbeitspakete klar definiert wurden.
Im Oktober 2022 gab es dann die erste Zusammenstellung des Teams, wo eine Projektleitung gefunden wurde. Nach und nach wurden die Leitungspositionen der Tätigkeitsbereiche besetzt. Diese lassen sich in folgende Tätigkeitsfelder unterteilen:
1. Akquise: Unternehmen- und Sponsorengewinnung
2. Logistik: Logistische Zusammenarbeit der Akteur*innen, aber auch Material- und Lagerplanung
3. Marketing: Außendarstellung des Kongresses
4. Teilnehmendenbetreuung: Unterstützung und Betreuung der Teilnehmenden vor, während und nach dem Kongress
5. Events und Locations: Zusammenarbeit mit Inhaber*innen von Veranstaltungsräumen und Detailplanung der Events.
Im Laufe der Zeit ist das Ausrichterteam immer weitergewachsen, es fanden regelmäßige Jour fixes statt, sowohl mit dem BDSU als auch intern zwischen den Leitungen selbst. Auf dem Frühjahreskongress 2023 in Münster wurde der Herbstkongress in Berlin zum ersten Mal durch ein Imagevideo vorgestellt. Dies stellte auch den Startschuss für die Akquise und Detailplanung dar.
Unsere Deadline war Anfang September, da ab da für die JEler*innen die Bewerbungsfrist begonnen hat und wir den ersten Dry Run des gesamten Kongresses durchgeführt haben. Mitte September wurden die Motivationsschreiben von dem Ausrichterteam gesichtet und den Unternehmen zur Auswahl der Bewerbenden gestellt. Bereits Anfang Oktober 2023 haben die Bewerbenden die Zu- und Absagen der Teilnahme erhalten und konnten sich auf den Kongress Mitte November vorbereiten. Zur Perfektionierung unseres Events fanden in der Zeit zwei weitere Dry Runs statt, die auch einige offene Felder und Herausforderungen klar dargestellt haben.
… erlebten wir einige Höhen und Tiefen
Im Laufe der Vorbereitungen war das Ausrichterteam sowohl von Herausforderungen als auch vor Erfolgen geprägt. Zum einen gab es viele Unsicherheiten wegen der Finanzierung des Kongresses. Die Unternehmen standen selbst vor wirtschaftlichen Schwierigkeiten, weswegen das Budget für die Neugewinnung von Mitglieder sehr gering ausgefallen ist.
Das Akquiseteam stand jedoch mit sehr vielen Unternehmen im Laufe des Kongresses in Kontakt. Unterstützend dazu hat sich die Möglichkeit einer Finanzierung seitens des Landes Berlin ergeben. Der „Kongressfonds“ zielte auf kulturelle Veranstaltungen ab, die ein klares fachspezifisches Publikum hatten und zur Weiterentwicklung der Personen beigetragen haben.
Das Land Berlin habe den Antrag dafür genehmigt, weswegen es eine finanzielle Absicherung gab und der Eventplanung eine große Stabilität verlieh. Auch die Ressourcenknappheit war ein großes Thema, welches jedoch durch die Priorisierung seitens des Vereins nochmal aufgegriffen werden konnte.
Ein Erfolg war auf jeden Fall die Bewerbendenzahl. Rund 470 JEler*innen haben sich auf den Herbstkongress beworben – bei nur 330 verfügbaren Plätzen. Die Bewerbungen waren qualitativ hochwertig verfasst und boten den Unternehmen eine herausragende Bandbreite an qualifizierten und geeigneten potenziellen Arbeitnehmer*innen. Zudem gab es wunderbare Locations, die stilvoll, aber auch einzigartig gestaltet waren.
… blicken wir voller Stolz zurück und motiviert nach vorne
Nun blicken wir auf die Vergangenheit zurück und erinnern uns an die wunderbaren gemeinsamen Momente – sowohl positive als auch negative. Im Laufe der Zeit haben wir als Verein, aber auch die direkten Beteiligten innerhalb des Ausrichterteams viel dazu gelernt: Verantwortung übernehmen, lösungsorientierte Herangehensweisen an Herausforderungen, aber auch eine Achtsamkeit für die eigenständige Einschätzung der Kapazitäten und persönlichen Prioritäten. Und die Liste endet hier noch nicht. Es ist unglaublich, mitzubekommen, was man alles erleben und umsetzen kann, mit vielen motivierten Menschen, die denselben Hintergrund besitzen und für dieselbe Idee brennen.
Wir freuen uns auf weitere Gelegenheiten, in denen wir wieder unseren Charme, aber vor allem die berlinerische Stimmung, anderen Menschen weitergeben können und etwas Großes mit unserem Engagement und Durchhaltevermögen erschaffen.
Andrea Maria Lagoda // BDSU / Company Consulting Team
Andrea Maria Lagoda, 21 Jahre alt, studiert die Bachelorstudiengänge Volkswirtschaftslehre und Nachhaltiges Management an der TU Berlin. Seit Studienbeginn im Jahr 2021 hat sie sich in verschiedenen Vereinen engagiert, darunter im Company Consulting Team e.V. In den letzten Jahren hat sie umfangreiche Erfahrungen in verschiedenen Bereichen und Leitungspositionen im Verein gesammelt. Besonders prägend für ihre persönliche und fachliche Entwicklung war ihre Rolle als Projektleiterin des Herbstkongresses 2023 in Berlin. Seit Oktober 2023 ist sie außerdem die Gesamtleiterin der TrainerAkademie des BDSU e.V. und sieht erwartungsvoll der Vertiefung ihrer bereits erworbenen Kenntnisse und neuen Herausforderungen entgegen.