Wie man ein studentischen Großevent plant und durchführt: Ein Praxisreport von Julia Schmidt von KREAKTIV Münster
KREAKTIV Münster bietet den Studierenden die Möglichkeit, Verantwortung zu übernehmen. So sollen praktische Kompetenzen erreicht sowie die Arbeitswelt kennengelernt und auch innovativ mitgestaltet werden. Um dies zu ermöglichen, gibt es Projektarbeiten. Aber auch der enge Kontakt zu unseren Kooperationspartnern führt dazu, dass fachliches Wissen sowie ein Netzwerk für zukünftige Jobperspektiven gewonnen wird. Seit der Gründung von KREAKTIV konnten einige Kooperationspartner gewonnen werden, die die Entwicklung der Mitglieder unterstützen und am BDSU Frühjahrskongress 2023 teilnahmen.
Ein Gastbeitrag von Julia Schmidt von der studentischen Beratung KREAKTIV Münster
Der Frühjahrskongress fand 2023 vom 23. bis zum 26. März in Münster statt. Somit durfte KREAKTIV Münster die Planung übernehmen und konnte so den Kongress gestalten. Dieser sollte ein voller Erfolg werden. Eine sehr anspruchsvolle, aber auch eine spaßige Aufgabe.
Dieser Frühjahrskongress fand unter dem Motto: „Consulting auf der Leeze“ statt. Auch dieser Kongress hat einen umfangreichen Zeitplan, mit vielen großartigen und unvergesslichen Erlebnissen. Am Donnerstag, den 23. März 2023, fand nach dem Eröffnungsplenum die Company Night am Abend statt. Diese war der Kongresseinstieg, an dem sich die Unternehmen den Teilnehmer*innen exklusiv vorstellen konnten. Für Freitag waren die großen Events geplant. Dazu gehört die Firmenkontaktmesse, an denen die teilnehmenden Unternehmen einen Messestand hatten. Die Unternehmen konnten sich auf diesem Wege mit den Studierenden austauschen. Zudem wurden währenddessen mit ausgewählten Teilnehmer*innen Einzelgespräche geführt. Des Weiteren fanden Workshops statt, bei denen die Unternehmen den Teilnehmer*innen einen Einblick in die Unternehmenskultur sowie ihr unmittelbares Arbeitsumfeld geben konnten. Dazu gehörte ein persönlicher Austausch. Am Abend fand das Gala Dinner statt, welches ein abwechslungsreiches Abendprogramm mit verschiedenen Präsentationen der Unternehmen beinhaltete.
Für Samstag war ein volles Programm geplant. Es fanden die Firmen- und Tagesevents statt. Für die Vorsitzenden der einzelnen studentischen Unternehmensberatungen des BDSU fand die Vorsitzendenkonferenz statt. In dieser Sitzung wurden gemeinsam aktuelle Themen beratschlagt, die den Verband momentan bewegen. Es fand auch eine sogenannte Corporate Cruise der „MS Günther“ auf dem Dortmunder-Ems-Kanal statt. Für das Event verteilten die Unternehmen Tickets während des Kongresses an die Kandidat*innen, die die Unternehmen näher kennenlernen wollten.
Zeitgleich konnten bei B2JE-Austauschen in 30 Minuten Runden, ein Austausch von Unternehmen mit insgesamt rund 30 Studierenden stattfinden. Die Unternehmen konnten sich präsentieren und einen Einblick in die Unternehmenskultur und aktuelle Themen geben. Des Weiteren gab es den JE2JE-Austausch. Bei diesem konnten die Vereine in einem Austausch miteinander in Kontakt kommen. Es gab Thementische, die von einer Person zu einem bestimmten Thema moderiert wurden. An denen konnten Best Practices ausgetauscht werden oder es fanden Diskussionen zu den Themen statt. So konnten die Vereine voneinander lernen und sich weiterentwickeln.
Zum Abend hin fanden die Businessdinner statt. Die Unternehmen durften 15 Studierende auswählen, die von ihnen zu einem exklusiven und selbst geplanten Abendessen eingeladen wurden. Nachdem diese erfolgreich absolviert wurden, kam das Abschluss-Highlight: Die Mottoparty! Die Chance noch einmal einen schönen Abend zusammen zu erleben und den Abschluss des Kongresses im 20er Jahre Look richtig zu feiern! Am Sonntag fand das Abschlussplenum statt und dann war der Kongress leider schon wieder vorbei. Hört sich nach einer unvergesslichen und echt schönen Zeit an, oder?
275 Teilnehmer*innen wurden für den Kongress erwartet – ein kopfstarkes Projektteam kümmerte sich rund ein halbes Jahr um die Planung des Großevents
Für diesen Kongress erwarteten wir 275 Teilnehmer*innen. Dies bedarf einen langen und intensiven Planungshorizont. Die Basis des Gelingens legte das Projektteam. Für das Ausmaß wurde ein großes Projektteam gebraucht, damit alles gut geplant werden konnte. Das Team bestand aus zehn engagierten Mitgliedern, welches sich in weitere Bereiche mit jeweiligen Teamleitern unterteilen ließ. So konnte sich auf die einzelnen Teilbereiche des Kongresses fokussiert werden. Denn es gibt viele Bereiche, die abgedeckt werden mussten, darunter zum Beispiel die Finanzen, die Akquise, die Logistik und das Marketing, die Locations & Events und natürlich auch die Teilnehmendenbetreuung. All diese aufgezählten Bereiche werden gebraucht, damit der Kongress überhaupt stattfinden kann.
Die Kongressplanung startete Anfang September 2022. Für jede Aufgabe gab es einen Zeitraum, in dem die Aufgaben abgeschlossen werden sollte. Dieser Projektstrukturplan war für jeden offen gelegt, damit sich jeder an den Verlauf halten konnte. Trotz dessen, dass die Planung auch länger andauern konnte. Begonnen wurde mit der grundlegenden Projektplanung, Meilensteinliste und dem Projektstrukturplan. Es gab aber auch viele weitere Aufgaben, die zu dem Zeitpunkt angefangen wurden. Darunter einige Aufgaben im Marketing- und Akquisebereich. Es mussten zum Beispiel die Broschüren und die Materialien vorbereitet und erstellt werden. Im Marketingbereich mussten das Logo und die Slide Libary, die die Teammitglieder in ihrer Arbeit unterstützen sollte, schnellstmöglich ausgearbeitet werden.
Des Weiteren musste ein Konzept für Social Media erstellt werden, um die Aufmerksamkeit und das Interesse auf den Kongress leiten zu können. Für den Bereich Events und Locations ist es wichtig, so früh wie möglich mit der Planung zu starten. Die Locations müssen frühzeitig für die kommenden Events gebucht werden. Viele haben einen bestimmten Zeitraum, indem Anfragen gestellt werden müssen, damit man eine Location reservieren und anschließend buchen kann. Das kann bis zu einem halben Jahr vorher sein. Deshalb muss geklärt sein, was für Events geplant sind und wie viele Räume sowie was für eine Art von Raum benötigt wird. Für jedes einzelne Event gab es Ansprechpartner*innen, die sich um die Location, die Verpflegung und die einzelnen Details des Abends kümmerten.
In der Akquise ging es darum, die Firmen zum Kongress zu holen und ihnen individuelles Angebote zu unterbreiten
Eine besondere Rolle hatte der Bereich der Akquise. Zum Zeitpunkt des Jubiläumskongresses 2022 in München begann die Akquisephase. Diese ging bis Ende Januar und wurde unterbrochen von der Weihnachtspause. In diesem Zeitraum ging es darum, die Firmen zum Kongress zu holen. Die Unternehmen wurden angefragt. Diese brauchten oftmals ein individuelles Angebot, das alle Events und Möglichkeiten beinhaltet, wofür sich das Unternehmen schlussendlich entschieden hatte. Dieses musste vom Akquise-Team persönlich angepasst werden. Weitergehend mussten weitere Details geklärt werden. Jeder im Team arbeitete somit an einzelnen Unternehmen und baute mit ihnen Kontakt auf. Daraufhin folgte dann die Entwicklung eines Konzeptes, wie und mit was sich die Firmen beim Kongress vorstellen wollten.
Eine weitere logistische Herausforderung: Schlafmöglichkeiten für über 250 Teilnehmer:innen zu finden, die nicht weit voneinander entfernt gelegen sind
Ganz wichtig für die Planung ist auch die Frage, wo die Teilnehmer*innen schlafen können. Somit startete direkt Anfang September die Unterkunftssuche, welche dann auch schnell fix gemacht werden sollte. Trotz anfänglicher Schwierigkeiten, da es zu wenig Plätze in den einzelnen Unterkünften gab und somit mehrere Unterkünfte gebucht werden mussten, sah die Situation schlussendlich sehr gut aus. Die Teilnehmer*innen konnten innerhalb eines kleinen Umkreises untergebracht werden. Der Bereich Logistik und Marketing kümmerte sich zum einen um die Shuttles und weiteren Fahrmöglichkeiten und zum anderen ab Januar um die Helferplanung.
Trotz dessen, dass der Kongress in einem Umkreis des Hafens und des Bahnhofes stattfinden sollte, war es wichtig, Möglichkeiten zu bieten, zum Eventort zu gelangen. Dies musste geplant und gebucht werden. Des Weiteren wurden Helfer*innen gebraucht, da das Projektteam nicht alleine den Kongress stemmen konnte. Somit mussten Helfer*innen gesucht und dann geschult werden. Zum Ende hin wurden die gebuchten Locations häufiger besucht und die Events detailliert ausgearbeitet. Im Februar begann die Arbeit von dem Teilnehmendenbetreuungsteam. Von da an waren sie als Ansprechpartner immer für die Teilnehmenden erreichbar und begleiteten diese besonders in der Bewerbungsphase Mitte Februar. Ein weiterer wichtiger Termin war dann der DryRun. Dieser fand Ende Februar mit dem BDSU-Vorstand statt. Dabei wurden die Locations besichtigt sowie die genaueren Details und der Ablauf besprochen. Im März wurden dann die Planungen der Events finalisiert und die Helfer*innen gebrieft sowie eingeteilt.
Der enge Zeitplan und der hohe Personalbedarf war herausfordernd, am Ende konnten jedoch alle Probleme gelöst werden
Das Projekt hielt nicht nur Erfolge in sich, denn es gab auch viele Herausforderungen. Eine Schwierigkeit war der enge Zeitraum zum Jubiläumskongress. Es lagen lediglich vier Monate zwischen München und Münster und dazu kam noch die Weihnachtspause. Gerade zwischen Weihnachten und Silvester und die ersten Tage nach Silvester sind einige Unternehmen nicht erreichbar. Für den Kongress werden 50 Helfer*innen gebraucht, KREAKTIV hat jedoch nur etwa 30 Mitglieder.
Aber einige Alumni sowie der befreundete Verein STUNT aus Bielefeld unterstützten das Team, womit die 50 Helfer*innen erreicht werden konnten. Somit konnten alle Probleme erfolgreich gelöst werden. Die Planung des Kongresses ist ein großes Projekt. Es ist anspruchsvoll, lässt einen verzweifeln und nimmt viel Zeit in Anspruch. Aber es lohnt sich! Die Kongressplanung ist eine große Möglichkeit, in das Berufsleben einzutauchen und sich selber in seinen Kompetenzen weiterzuentwickeln.
Julia Schmidt // KREAKTIV Münster / BDSU
Julia Schmidt ist 19 Jahre alt, studiert Grundschullehramt im vierten Semester an der WWU Münster und arbeitet nebenher in einer Grundschule. Seit einem Jahr ist sie außerdem Mitglied bei KREAKTIV Münster. Dort ist sie im Personalressort tätig und zeichnete unter anderem beim Frühjahrskongress 2023 für die Planung der Mottoparty verantwortlich – was ihr sehr viel Spaß bereitete.
KREAKTIV Münster
KREAKTIV Münster- das sind wir, die studentische Unternehmensberatung der Münster School of Business – MSB (FH Münster) – 1996 gegründet, berät KREAKTIV Münster seit über 25 Jahren Unternehmen in der Region Münster. Bei KREAKTIV Münster gibt es 43 Mitglieder aus 10 verschiedenen Fachrichtungen. Dabei wird unter anderem auf ein großes Alumni-Netzwerk mit über 200 ehemaligen Mitgliedern zurückgegriffen, mit denen ein regelmäßiger Austausch stattfindet. Einige Alumni begleiten ein Beiratsamt und bilden so das Kontrollorgan.
