New Public Management – die Begleitung einer Bundesbehörde zum Controlling der Zukunft

Der öffentliche Sektor geht voran – und Michael Gutemann, Berater bei der Top-Managementberatung CTcon, unterstützte eine große deutsche Bundesbehörde dabei, das Controlling für die Zukunft fit zu machen. Dabei bestätigte sich schnell, dass bei großen Veränderungen die harten Faktoren nur die Grundvoraussetzung für den Erfolg sind. Die Menschen zu erreichen und für Veränderungen zu begeistern ist der weitaus herausfordernde aber noch viel interessantere Aspekt der Beratungstätigkeit. 

Steile Lernkurve oder starre Bürokratie? Und: Wie funktioniert Unternehmensberatung in einer öffentlichen Institution? Ich war gespannt, welche Besonderheiten und Herausforderungen unser Projektteam in den nächsten Monaten erwartet. Aufgrund der ausgewiesenen Expertise von CTcon im Bereich der Unternehmenssteuerung und einer erfolgreichen Projekthistorie in der öffentlichen Verwaltung beauftragte uns eine große Bundesbehörde damit, eine umfassende Transformation des Controllings konzeptionell zu erarbeiten und die Umsetzung zu begleiten. Hauptziel war es, den Mehrwert der Controller für die Führungskräfte zu erhöhen, um damit die operative Performance zu steigern. Das Controlling soll sich zum strategischen Partner und Berater der operativen Führungskräfte entwickeln.

Erforderlich sind eine überzeugende Kommunikation, die Einbindung der Mitarbeiter und deren Qualifizierung.

Um diesen nächsten Entwicklungsschritt des Controllings zu erreichen, war es zum einen unser Ziel, die Produkte, Prozesse und die Organisation des Controllings in Zusammenarbeit mit unserem Klienten weiterzuentwickeln. Zum anderen sollen die Mitarbeiter auf ihre neue Rolle vorbereitet werden. Zukünftig wird der Anspruch sein, basierend auf dem Zahlenwissen sowie modernen Produkten und Prozessen neue Lösungsansätze zu erarbeiten, diese mit dem Management zu diskutieren und anschließend gemeinsam umzusetzen. Durch die Beratungsleistung der Controller können so wertschöpfende und innovative Prozesse in Gang gesetzt werden, die der gesamten Organisation bei ihrer Weiterentwicklung helfen und dem Selbstanspruch des „Unternehmens mit öffentlichem Auftrag“ gerecht werden.

Um diesen Status zu erreichen wurde eine ganzheitliche Weiterentwicklung des Controllings angestoßen. In einem ersten gemeinsamen Workshop mit den Führungskräften des Controllings unseres Klienten stand die Entwicklung eines gemeinsamen Zielbilds im Vordergrund. Dieses beschreibt den künftigen Anspruch an die eigene Rolle sowie die Art der Zusammenarbeit mit den operativen Führungskräften. Ebenso wurden die dafür notwendigen Kompetenzen hinterlegt. So müssen Controller weiterhin fachlich gut gerüstet sein. Diese Fachlichkeit soll jedoch zukünftig mit kommunikativen Fähigkeiten und einem vertieften Verständnis des operativen Geschäfts kombiniert werden. Meine Aufgabe bestand in der inhaltlichen und organisatorischen Vorbereitung sowie der Durchführung des Workshops gemeinsam mit weiteren CTcon-Kollegen. Das erarbeitete Zielbild sorgte für Commitment bei den Führungskräften und war nun richtungsweisend für alle folgenden Weiterentwicklungsmaßnahmen.

Im Verlauf des Projektes förderte unser Projektteam die umfangreiche Neugestaltung von Prozessen, Produkten und der Organisation des Controllings. Da die Umsetzung von Veränderungsprozessen nicht einfach ist und in rund der Hälfte aller Fälle in Unternehmen scheitert, kommt dem Change Management bei solch ganzheitlichen Weiterentwicklungen eine besondere Rolle zu. Im Kern geht es darum, die Menschen einer Organisation für eine Veränderung zu gewinnen und sie zu befähigen, bevorstehende Veränderungen zu meistern. Dafür müssen vor allem drei Hebel in Bewegung gesetzt werden: Erforderlich sind eine überzeugende Kommunikation, die frühzeitige Einbindung der von der Veränderung betroffenen Mitarbeiter und deren Qualifizierung hinsichtlich der zukünftig geforderten Kompetenzen. An allen drei Hebeln konnte ich arbeiten!

In Zusammenarbeit mit unserem Competence Center „Human Capital & Change“ erstellte ich in Abstimmung mit unserem Klienten einen detaillierten Fahrplan der Change-Maßnahmen für das Projekt. Inhaltlich basierte dieser Fahrplan auf den Ergebnissen einer von uns zuvor durchgeführten Befragung der Controller und vieler operativer Führungskräfte, die die Einstellung und Kompetenzausprägung der Mitarbeiter bezogen auf die anstehende Veränderung aufzeigte.

Die Kick-off-Veranstaltung war ein voller Erfolg.

Um die Controller im Folgenden für den Change-Prozess zu gewinnen, wurde mir aus dem Maßnahmenfahrplan eine besondere Aufgabe zugewiesen. Es ging um die Planung der Kick-off-Veranstaltung mit mehreren Hundert Teilnehmern. Ziel war es, die Mitarbeiter für die anstehende Veränderung zu begeistern, sie zu involvieren und Fahrt für alle weiteren Maßnahmen aufzunehmen. Weitestgehend eigenverantwortlich koordinierte ich in der Spitze ein Klientenprojektteam mit bis zu acht Mitgliedern. Die Vorbereitungszeit war intensiv und eine große Herausforderung, die ich nicht zuletzt auf Grund der sehr guten Führung und Unterstützung des CTcon-Teams leisten konnte.

Das Kick-off-Event war ein voller Erfolg. Dank vieler interaktiver Elemente und der Teilnahme des Top-Managements konnte die Begeisterung auf die Belegschaft übertragen werden. Im Anschluss begleitete ich weitere zahlreiche Maßnahmen: So führten wir beispielsweise ein Wissensmanagement im Controlling ein und schulten größere Controller-Zielgruppen in einem von CTcon entwickelten Training zu den zukünftig erforderlichen Kompetenzen.

Nun, nach dem erfolgreichen Abschluss des Projektes schaue ich sehr zufrieden auf das Erreichte zurück. Ich durfte vielfältige Aufgaben übernehmen und mir wurde eine große Verantwortung übertragen. Der öffentliche Bereich reformiert sich in rasantem Tempo, große Veränderungen stehen bevor. Dies ermöglicht viele Gestaltungsspielräume und für junge Berater eine steile Lernkurve.