Ein Beitrag der innobis AG zum Thema Beruf & Studium, Fokus Bewerbungsgespräch und Jobeinstieg
Die Welt hat sich durch die fortschreitende Digitalisierung rasant verändert. Krisensituationen haben diese Entwicklung noch beschleunigt. Auch die Arbeitswelt ist heute eine andere: Unternehmen haben flächendeckend digitalisiert und im Zuge dessen neue, gut funktionierende Arbeitsmodelle eingeführt. Im Bewerbungs- und Onboarding-Prozess neuer Mitarbeiter zeigen sich die Veränderungen deutlich. Dieser Artikel thematisiert, wie der erste Kontakt zum Arbeitgeber entsteht, die Bewerbung abläuft und eine virtuelle Einarbeitung in Projekte und die Integration ins Team erfolgreich gelingt.
Autorin: Dr. Katharina von Dungen, Presse und Öffentlichkeitsarbeit bei der innobis AG
Es gibt viele Wege, die einen Interessenten zum neuen Arbeitgeber führen: über persönliche Kontakte, eine Stellenausschreibung in einem gängigen Jobportal, Business-Netzwerke oder Social-Media-Kanäle, Headhunter oder über Karrieremessen, auch in digitaler Version, inklusive virtuellem Messestand und Avataren. Ob auf einer solchen Messe, bei virtuellen Workshops oder in Form eines Job-Alerts in den E-Mails, es ist inzwischen eher die Regel als die Ausnahme, dass der erste Funke über den PC oder das Smartphone überspringt.
Der digitale Funke springt über
Wenn der Funke nicht verglüht, sondern ein tatsächliches Interesse am Job und Unternehmen entfacht, stehen viele Wege offen, sich Informationen im Vorfeld der Bewerbung zu verschaffen. Einen guten ersten Einblick bietet die Unternehmenswebseite, die beispielsweise im Karriere-Bereich gebündelt verschiedene Informationen bereithält. Abgesehen davon gibt es auch Youtube und weitere Social Media-Kanäle, die möglichst realitätsnah einen Zugang ins „Innere“ der Firmen liefern.
Ein erstes virtuelles Kennenlernen bietet im Gegensatz zu einem Gespräch vor Ort entscheidende Vorteile – sowohl für die Bewerber als auch den Arbeitgeber
Die Bewerbung erfolgt im Anschluss nur noch in Ausnahmefällen papierhaft, sondern in der Regel digital beispielsweise über Online-Masken, um schnell und einfach alle Unterlagen (ggf. sogar nur einen Lebenslauf) hochzuladen oder direkt über das Xing- oder LinkedIn-Profil. Im Vergleich zu altmodischen Bewerbungsverfahren ist der Aufwand für den Bewerber heute minimal. Insgesamt profitieren die Bewerber in vielen Branchen – etwa in allen technischen Bereichen – vom angespannten Arbeitsmarkt: Sie haben nicht nur die freie Auswahl an diversen Angeboten, sondern es liegt häufig an den Unternehmen, sich als attraktiver Arbeitgeber bei den Bewerbern sichtbar zu machen und diese anzusprechen.
Das digitale Bewerbungsgespräch – ein Win-Win für Bewerber und Arbeitgeber
Sobald ein Profil für das Unternehmen relevant ist und ein erster Kontakt hergestellt ist, bietet ein erstes virtuelles Kennenlernen im Gegensatz zu einem Gespräch vor Ort fünf entscheidende Vorteile – sowohl für die Bewerber als auch den potenziellen Arbeitgeber:
1. Alle Beteiligten müssen nicht mehr Zeit einplanen als für das Gespräch selbst.
2. Durch den überschaubaren Zeitrahmen lässt sich schneller ein Termin finden. Der Bewerbungsprozess wird beschleunigt.
3. Eine extra Anreise und ggf. auch eine Übernachtung entfällt. Das spart nicht nur die erwähnte Zeit, sondern auch Aufwand und Geld, denn es fallen keine Reisekosten an (die sonst vom Unternehmen getragen werden sollten).
4. Ganz im Sinne des Nachhaltigkeitsgedanken fällt durch den Verzicht auf Flug, Bahn- oder Autofahrt der ökologische Fußabdruck bei dem Bewerbungsprozess sehr gering aus.
5. Der Bewerber kann das Gespräch in einer gewohnten Umgebung führen, in der er sich sicher fühlt und alles optimal vorbereiten kann. Das wirkt sich insgesamt positiv auf das Interview aus.
Mehr als ein Gespräch
Ein Bewerbungsgespräch – ganz gleich ob digital oder in Präsenz – läuft in Form eines strukturierten Interviews ab. Der große Vorteil bei einem Gespräch vor dem Bildschirm besteht darin, dass ohne viel Aufwand auch das Screensharing möglich ist. Der Bewerber muss sein Equipment nicht an einen Beamer anschließen und kann unkompliziert z. B. Forschungsergebnisse präsentieren oder der Interviewer auf Unternehmenspräsentationen und Videos zugreifen. Das Switchen innerhalb verschiedener Programme dauert nur wenige Klicks. Zudem können Anmerkungen direkt an der richtigen Stelle im Dokument festgehalten und Inhalte schnell fixiert werden.
Ein Rat von der Expertin
Sarah Lenger, Personalreferentin bei der innobis AG, erläutert: „Für uns als IT-Beratung ist ein digitales Bewerbungsgespräch selbstverständlich. Uns ist es wichtig, die Bewerber schnell und unkompliziert persönlich kennenzulernen. Ein Bewerbungsgespräch sollte aus unserer Sicht für beide Seiten dazu dienen, herauszufinden, ob eine langfristige erfolgreiche Zusammenarbeit möglich ist. Der Video-Call ist hierfür ein Medium, das ohne große Hürden funktioniert und von Bewerbern gut angenommen wird. Neben der inhaltlichen Vorbereitung wie für ein reguläres Gespräch vor Ort ist unser Tipp für Bewerber, auch den Technik-Check vorab nicht zu versäumen. Aussetzer bei Bild und Ton kann in einer Bewerbungssituation niemand gebrauchen und erschweren den Austausch.”
Der virtuelle Onboarding-Prozess
Ja, einen neuen Kollegen „an die Hand nehmen“ geht auch virtuell. Auch wenn ein Spaziergang durch die Büroräume oder der zufällige erste Kontakt an der Kaffeemaschine entfällt, der Start in den Job und die Integration ins Team kann auch ohne gelingen. Bei hybriden Onboarding-Prozessen können sich die Kollegen bei einzelnen Präsenzveranstaltungen vor Ort kennenlernen oder für Team-Meetings verabreden. Unabhängig von der Art und Weise des Onboardings sind die wichtigsten Faktoren stets eine strukturierte Einarbeitung, ein verantwortlicher Mentor, diverse Kennenlernmeetings und individuelle Weiterbildungen.
1. Die Einarbeitung
Abgesehen von der IT-Ausstattung (d. h. einem performanten Notebook und einem Smartphone), die grundlegend für das mobile Arbeiten ist, ist ein Einarbeitungsplan samt Checkliste unerlässlich – unabhängig davon, wie viel Erfahrung der neue Kollege mitbringt. Denn in jedem Unternehmen gibt es unterschiedliche Arbeitsabläufe, Programme, Ansprechpartner etc. Ein Einarbeitungsplan samt aller relevanten Themen, Methodiken und passenden Workshops im Kollegenkreis gibt einen guten Überblick die ersten Wochen und Monate und begleitet die Karriereplanung. Auf internen Plattformen wie dem Intranet kann sich der neue Kollege zudem über viele weitere Themen (interne Regularien, Vorlagen, Sicherheitsaspekte etc.) informieren und findet alle Ansprechpartner auch aus den anderen Teams. Weiterhin hilft ein Training-on-the-Job dabei, schnell in die Materie einzutauchen. Dabei wird der neue Kollege nicht ins kalte Wasser geworfen, sondern bekommt schnell die Möglichkeit im Projekt tätig zu werden. Begleitet und unterstützt wird er durch erfahrene Kollegen und seinen Mentor.
2. Der Mentor
Essenziell im Onboarding-Prozess ist eine feste Ansprechperson, ein Mentor, welcher sich um die Belange des Einsteigers kümmert, das heißt konkret diesem mit Rat und Tat zur Seite steht, offene Fragen beantwortet und Feedback gibt. Bei innobis ist das Mentorenprogramm eine wichtige Komponente. Es bietet die Chance eines individuellen, aktiven Coachings, sodass die Einsteiger schnell Verantwortung im Projekt übernehmen können. Der Mentor ist nicht nur in der Einarbeitungszeit, sondern auch darüber hinaus erreichbar – im Büro/beim Kunden, telefonisch oder über digitale Kanäle. Abgesehen von fachlichen Belangen integriert er den neuen Kollegen ins Team und vermittelt ihm Unternehmenskultur und -werte.
3. Die Kennenlernmeetings
In kleineren virtuellen Kennenlernrunden mit unterschiedlichem Anlass – beispielsweise formlos bei einem Frühstückstreffen oder inhaltlich bei regulären Projektmeetings –, ist es für die Einsteiger leicht möglich, mit den Kollegen peu à peu in Kontakt zu treten. In größeren Runden wie zum Beispiel einem Mitarbeitermeeting, kann sich der Einsteiger einen guten Eindruck über die gesamte Belegschaft verschaffen. Ein großer Vorteil beim Kennenlernen über Online-Meetings ist, dass sich der Einsteiger die Kollegen schneller einprägen kann – er kann die Gesichter so lange er möchte studieren und sich auch gleich die Namen merken, die in den Chats oder Calls mitgesendet werden. Das unangenehme Nachfragen („Wie war doch gleich dein Name?“, „In welcher Abteilung arbeitest du nochmal?“) entfällt. Und falls es doch einmal zu einem realen Treffen kommt, kann man sich auf die ein oder andere Überraschung freuen, falls man sich den Kollegen oder die Kollegin doch anders vorgestellt hat.
4. Die Weiterbildungen
Zu einem guten Onboarding-Konzept gehören auch individuell zugeschnittene Zertifizierungen und Schulungen. Viele Weiterbildungen über externe Anbieter sind inzwischen auch online verfügbar. Das erleichtert die Teilnahme, da die Kurse in den Arbeitsalltag integriert werden können. Insbesondere Absolventen, die frisch von der Uni kommen, benötigen häufig zusätzliches Know-how – fachliches oder im Soft-Skill-Bereich. Dieser Wissensaufbau kann innerhalb des Teams erfolgen. Solch ein Wissenstransfer bietet die Chance, mit den Kollegen tiefer in ein Thema einzutauchen, von deren Expertise zu profitieren und genau die Informationen zu erhalten, die für das Arbeitsfeld und die Branche relevant sind.
Vom ersten virtuellen Kontakt zum Einstieg als Junior Consultant in zwei Wochen
Online-Bewerbungsprozesse, Remote Working, Vertrauensarbeitszeit etc. sind bei der innobis AG schon seit Langem gelebte Praxis. Wie schnell ein komplett digitales Recruiting-Verfahren ablaufen kann, zeigt ein Beispiel: Wenn auf einer virtuellen Karrieremesse ein Kontakt zu einem qualifizierten und motivierten potenziellen SAP-Berater oder -Entwickler entsteht, können bereits nach wenigen Tagen die ersten Fragen im Chat oder telefonisch geklärt werden. Sobald alle nötigen Unterlagen vorliegen, wird ein Gesprächstermin als Video-Call vereinbart, zu welchem zunächst der fachliche Teamleiter und im Anschluss der Vorstand eingeladen ist. Wenn im Interview alles passt, erhält der Bewerber zeitnah ein Angebot. Vom ersten Kontakt bis zum Jobstart können durchaus nur zwei Wochen vergehen.
Fazit
Für jedes fortschrittliche Unternehmen sind Online-Bewerbungsverfahren und digitale Jobeinstiege keine Hürde mehr, sondern bieten viele Vorteile und gehören zur Normalität. Verschiedene Arbeits- und Onboarding-Modelle – online, rein digital oder hybrid – können unkompliziert funktionieren. Madleen Harms, SAP-Beraterin bei innobis, spricht im Youtube-Video über ihren Einstieg und unterschiedliche Arbeitsbedingungen). Mit einer gut strukturierten Einarbeitung, einem erfahrenen Kollegen an der Seite, einem offenen Team und individuell zugeschnittenen Weiterbildungsmaßnahmen ist jeder Einsteiger optimal gewappnet und kann seine Karriere starten.
Die innobis AG
Als IT- und SAP-Dienstleister begleitet innobis Banken, Behörden und weitere Organisation aus dem Public Sector in die digitale Zukunft. Dabei steht das Unternehmen seit 35 Jahren für innovative Lösungen und ein starkes Team. Als klassisches SAP-Beratungshaus für Banken gestartet, ist innobis heute ein breit aufgestellter Digitalisierungspartner mit mehr als 70 Mitarbeitenden. Das Dienstleistungsportfolio reicht vom Application Management über die Softwareentwicklung und das Software Testing bis hin zu SAP S/4HANA Transformationsprojekten. Seit 2020 gehören zudem der innobis eAntrag und eDesigner zum Portfolio, zwei Software-Lösungen für digitale Antrags- und Fachverfahren beziehungsweise das Formularmanagement.