Der erste Eindruck zählt: Erfahrungen, Konzepte und O-Töne bei UTILITY PARTNERS
Strukturiertes Onboarding ist von entscheidender Bedeutung, um neue Mitarbeitende erfolgreich in ein Unternehmen zu integrieren. Dieser Prozess gewährleistet nicht nur, dass die „Neuen“ mit den erforderlichen fachlichen Fähigkeiten und Kenntnissen ausgestattet sind, sondern trägt auch dazu bei, eine starke Unternehmenskultur zu etablieren und alle vom ersten Tag an für das Unternehmen zu begeistern. Diese Kultur vom ersten Tag an remote zu transportieren und zu leben, stellt eine besondere Herausforderung dar.
UTILITY PARTNERS ist eine mittelständische Unternehmensberatung für die Energiewirtschaft. Über Deutschland verteilt arbeiten über 30 Consultants überwiegend remote an Projekten zur Digitalisierung der Energiewende. Alle internen Prozesse und Termine werden ebenfalls remote abgewickelt – ergänzt durch Weiterbildungen und Termine vor Ort, die den persönlichen Austausch fördern. Die Unternehmenskultur ist geprägt durch offene und transparente Kommunikation sowie Durchlässigkeit in der Führung.
Dementsprechend werden auch Recruiting und Onboarding remote abgewickelt. Dies ist umso herausfordernder, da je nach Vorerfahrungen und Projekt-einsatzmöglichkeiten nicht nur die Startzeitpunkte im Projekt, sondern auch die inhaltlichen Schwerpunkte variieren. Ein übersichtlicher und transparenter Prozess ist hier zentral, aber umso schwieriger zu standardisieren.
Hier werfen wir einen Blick auf den Onboarding-Prozess bei UTILITY PARTNERS und lassen Mitarbeitende zu Wort kommen, die ihre Erfahrungen und Einsichten teilen.
Onboarding remote und mit standardisierten Einschulungsunterlagen
Am ersten Tag finden remote Termine zum technischen und organisatorischen Onboarding statt. Funktionieren meine Zugänge? Wie richte ich meine Teamsumgebung ein? Wo finde ich was auf dem unternehmensinternen Sharepoint? Wie gehe ich mit Fragen um? Wen kann ich zu was kontaktieren? Gisa Biber, Senior HR Manager: „Die ersten Tage sind die entscheidenden. Hier können wir punkten, indem wir die Werte nicht nur auf Folien präsentieren, sondern vorleben. Diese Offenheit und Transparenz mit der zusammenhängenden Verbindlichkeit und Disziplin ist zwar aufwändig, aber jede Minute wert. Alle Termine für die ersten Tage haben die Kolleg:innen bereits im Kalender. Die schrittweise Einführung in die inhaltlichen Themen sowie der Start des individuellen Mentorings folgen in den nächsten Tagen.
Das Prinzip ist einfach:
1. Wir entwickeln einen modularen Fahrplan mit klar definierten wöchentlichen Zielen und Inhalten, sowie praxisnahen Fallstudien, um einen kohärenten Lernfortschritt zu gewährleisten.
2. Wir integrieren regelmäßig Fachexperten in den Lernprozess, um kontinuierliches Feedback zu bieten.
3. Die Lerninhalte werden auf die geplanten Projekte angepasst.
4. Wir führen informelle Treffen mit anderen Consultants durch, um das soziale Netzwerk im Unternehmen zu stärken.”
Das Bootcamp als erfolgreiches Pilotprojekt im Onboarding
Im Sommer 2023 fand erstmals zusätzlich zum remote Onboarding ein Bootcamp für fünf neue Kolleginnen und Kollegen von UTILITY PARTNERS statt. Eine Woche lang wurden die Neuen intensiv betreut, haben gemeinsam Fachthemen ausgearbeitet und sich zu Details in der Anfangsphase ausgetauscht. Geleitet wurde das Bootcamp von einem Senior Consultant und bereichert durch die punktuelle Teilnahme verschiedener anderer Consultants.
Florian Zemlin fasst als Teilnehmer seine Erfahrung so zusammen: „Als ich fünf Tage später abreiste, konnte ich zwar noch immer nicht einordnen, was da gerade passiert war – das musste erstmal verarbeitet werden – aber ich war mir auf jeden Fall sicher, mit UTILITY PARTNERS den richtigen Arbeitgeber gefunden zu haben.”
Senior Consultant Dominic John war als Mentor und Vortragender teilweise vor Ort und bestätigt: „Rückblickend betrachtet wurden durch das Bootcamp alle Grundsteine für eine gute Zusammenarbeit gelegt – allen voran ein stabiles internes Netzwerk sowie die Zuordnung fachlicher Themen.”
Eigenständige Erarbeitung der fachlichen Inhalte
Die grundsätzlichen Schulungsinhalte bei UTILITY PARTNERS sind vielfältig und werden individuell priorisiert – je nach Vorerfahrung und geplantem Projekteinsatz. Daniel Peters berichtet dazu: „Mithilfe der internen Schulungsunterlagen konnte ich mich ideal auf meine ersten Kundenprojekte vorbereiten. Bei der Auswahl der Schulungen wurden auch meine persönlichen Präferenzen berücksichtigt, sodass ich gezielt Wissen in Themenbereichen aufbauen und erweitern konnte, die mich interessieren.”
Dominic hebt hervor, dass die Schulungsunterlagen auch erfahrene Mitarbeiter inspirieren und neue Impulse liefern. „Beim Austausch mit neuen Kolleginnen und Kollegen, die die Schulungsunterlagen zum ersten Mal sichten, erhalte ich immer wieder neue Impulse und Denkanstöße, die auch mich in meinem Alltag und meinen Projekten weiterbringen.”
Die Zusammenarbeit mit dem Mentor: Individuelle Unterstützung
Gleich in der ersten Woche wird jedem neuen Starter ein Mentor zugeteilt. Ziel des Mentorings ist, die Kolleg:innen bestmöglich auf die künftige Arbeit als Consultant vorzubereiten. Dazu gehört sowohl die Auswahl fachlicher oder methodischer Weiterbildungen, die Lösungen praktischer Probleme aus dem Projektalltag und die Entwicklung sozialer Kompetenzen. Hendrik Bednarz erklärt: „Mein Mentor steht mir jederzeit zur Seite, wenn ich Hilfe brauche. Für mich bietet das Mentoring viele Möglichkeiten zur fachlichen, aber auch persönlichen Weiterentwicklung.” Und Florian ergänzt die persönliche Ebene des Mentorings: „Der Austausch mit dem Mentor wird vor allem durch enormes persönliches Engagement geprägt.“
Die Integration in das Unternehmen durch die konstante Vermittlung von Werten ist einer der zentralen Ergebnisse oder Vorteile aus dem Mentoring
Mindestens alle 14 Tage treffen die Mentoren und Mentees für einen Austausch. Dabei werden aktuelle Themen, aber auch Grundlagen für die Projektarbeit und das Verständnis der Entwicklung bei UTILITY PARTNERS geschaffen, wie die Definition von Rollen, das Festlegen von Schulungen oder den Austausch zu konkreten Situationen im Projektumfeld.
Dazu wurden die Mitarbeitenden auch befragt und sie geben wieder: Die Integration in das Unternehmen durch die konstante Vermittlung von Werten ist einer der zentralen Ergebnisse oder Vorteile aus dem Mentoring. Hinzu kommt die gesteigerte Motivation. Dominic betont aus der Rolle eines Mentors, dass die Remote-Arbeit und die Balance zwischen Arbeit und sozialem Austausch eine Herausforderung darstellen, die aber gemeistert werden kann. Außerdem werden die jeweiligen fachlichen Stärken und Schwächen beleuchtet und der Austausch mit neuen Kolleg:innen gefördert.
Erfolgsmessung und Ausblick
Die Erfolgsmessung des Onboarding-Prozesses bei UTILITY PARTNERS erfolgt im Wesentlichen im Mentoring. Mentor und Mentee halten in den regelmäßigen Gesprächen die Lernfortschritte, den Schulungsbedarf sowie die Integration in interne fachbezogene Teams. Grundlage dafür bildet eine klare Rollendefinition über die einzelnen Stufen im Consulting und für die Weiterentwicklung im Unternehmen. Ergänzend zu den Maßnahmen führt Gisa Biber mit allen Mitarbeitenden nach 100 Tagen ein strukturiertes Gespräch, um Erfolge im Onboarding rückblickend zu bewerten und den Prozess stetig verbessern zu können.
Fazit
Das strukturierte Onboarding bei UTILITY PARTNERS, bestehend aus gezielten Schulungen und einem unterstützenden Mentoring-Programm, hat sich als äußerst erfolgreicher Ansatz erwiesen, um neue Consultants erfolgreich in Projekte zu integrieren. Die Vielfalt der Vorkenntnisse und Fähigkeiten jedes einzelnen Neuankömmlings erfordert einen maßgeschneiderten Ansatz, um sicherzustellen, dass sie nicht nur fachlich, sondern auch kulturell optimal ins Unternehmen eingebunden werden.
Die drei wesentlichen Erfolge dieses Onboarding-Prozesses
1. Individuelle Entwicklung fördern: Durch gezielte Schulungen und ein personalisiertes Mentoring-Programm kann sichergestellt werden, dass die Einarbeitung jedes einzelnen Consultants auf seine individuellen Vorkenntnisse und Fähigkeiten abgestimmt ist. Dies ermöglicht eine effektive Entwicklung und Stärkung der fachlichen Kompetenzen.
2. Schnellere Integration in Projekte gewährleisten: Der strukturierte Prozess erleichtert eine reibungslose Integration in unterschiedliche Projekte, da die neuen Mitarbeiter nicht nur über die erforderlichen fachlichen Qualifikationen, sondern auch über ein Verständnis für die Unternehmenskultur verfügen. Dies trägt dazu bei, dass sie schneller produktiv werden und einen Beitrag zum Projekterfolg leisten können.
3. Unternehmenskultur stärken: Das Onboarding als kontinuierlicher Prozess fördert nicht nur die fachliche Entwicklung, sondern trägt auch maßgeblich zur Integration in die Unternehmenskultur bei. Gleich innerhalb der ersten Wochen kann an konkreten Verhaltensweisen festgestellt werden, dass kommunizierte Werte nicht nur Worthülsen sind sondern aktiv gelebt werden. Neue Mitarbeitende profitieren so nicht nur von der ausgeprägten Hilfsbereitschaft, sondern wenden die gleichermaßen auch selbst in ihrer täglichen Arbeit an, zum Beispiel im Teilen von fachbezogenem Wissen.
Die Voraussetzungen für diese Erfolge liegen in der Flexibilität für individuelle Bedürfnisse der Mitarbeiter. Zudem spielt ein gut etabliertes Mentoring-Programm eine entscheidende Rolle, um eine unterstützende und lernfördernde Umgebung zu schaffen. Die enge Zusammenarbeit zwischen erfahrenen Mentoren und neuen Mitarbeitern fördert nicht nur den Wissensaustausch, sondern auch eine positive Einstellung gegenüber der Unternehmenskultur.
Gisa Biber abschließend: „Mit Blick in die Zukunft werden wir in weitere Methoden investieren, um den Onboarding-Prozess kontinuierlich zu verbessern und auf die sich wandelnden Anforderungen in Projekten und auf dem Arbeitsmarkt anzupassen.”